Ma vie en remote

Comment prendre la parole de façon efficace et polie lors des réunions en vidéoconférence ?

Dans notre enfance, nous avons tous appris qu’il ne fallait pas interrompre quelqu’un qui est en train de parler. Ce conseil est bien sûr toujours à suivre quel que soit notre âge, mais lorsqu’il s’agit d’une réunion professionnelle, il faut parfois savoir s’imposer pour donner son avis.

Prise de parole

Lors d’une réunion, il est parfois difficile d’exposer ses idées parce que la conversation est monopolisée par une ou deux personnes. Lorsque la réunion se déroule en visioconférence, le challenge est encore plus compliqué !

Dans cet article, nous allons vous donner quelques pistes pour faciliter vos interventions, en respectant les règles de politesse. Cela sera particulièrement utile pour les télétravailleurs réguliers, qui participent régulièrement à des réunions en ligne.

1. Désigner un animateur de réunion

Un animateur de réunion doit être systématiquement désigné avant la téléconférence. Son rôle consiste à s’assurer du bon déroulement de la réunion, aussi bien sur le fond, que sur la forme.
Il doit gérer la prise de parole en s’assurant que chacun puisse s’exprimer, en tempérant les caractères dominants, en faisant respecter l’équilibre du temps de parole. Lorsque la dynamique du groupe s’éteint, il essaie de la relancer en encourageant l’approfondissement d’une idée, en facilitant l’émergence de nouvelles pistes…
Son rôle est donc essentiel pour l’efficacité d’une réunion.

2. Désigner un participant qui assure le support logistique, pour épauler l’animateur de réunion 

S’il s’agit d’une réunion réunissant plus de 10 participants, il est recommandé de désigner quelqu’un de disponible pour recevoir les messages des participants qui travaillent à distance. Il peut être contacté en cas de problème technique (réception du son ou de l’image) ou en cas de demande de prise de parole.

3. Utiliser des logiciels de vidéoconférence qui permettent de « lever la main » 👋

Plusieurs logiciels de vidéoconférence permettent aux participants d’une réunion de virtuellement lever la main pour signaler leur désir de prendre la parole : Zoom, Google Hangouts, GoToWebinar, et BlueJeans.

Cette option affiche une notification pour simuler la main levée.

4. Utiliser la gestuelle ou des pancartes pour se manifester 

En l’absence d’option pour un « lever de main virtuel », vous pouvez lever votre main tout simplement devant la caméra. Une autre solution est d’éditer des petits cartons pour les participants, qui seront présentés devant la caméra lorsqu’ils souhaitent s’exprimez : « prendre la parole »

5. Prendre la parole avant que le sujet de conversation ne change

Si vous avez quelque chose à ajouter sur un sujet, il faut d’abord attendre que la personne qui parle arrive au bout de son idée, sans l’interrompre. Lorsque vous voyez ou entendez un signal qui vous indique que le sujet de conversation va changer, vous pouvez dire poliment : « avant de partir dans une autre direction, j’ai quelque chose à ajouter. » Votre idée sera bien mieux reçue dans cette phase de transition, que 10 minutes plus tard, quand la conversation aura évolué sur un autre thème.

6. Laisser 10 minutes à la fin de chaque réunion pour d’autres participations ou feedbacks

Pour s’assurer que toutes les idées ont été partagées, même par les participants les plus discrets, il faut prévoir dans l’agenda 10 minutes à la fin de la réunion. Ce temps limite aussi les interruptions non appropriées pendant la réunion.

7. S’investir à fond dans la réunion

Il faut participer comme si vous étiez physiquement dans la même pièce que vos collaborateurs. Si vous vérifiez vos e-mails, que vous êtes absorbé par votre téléphone, que vous vous assoupissez en attendant que quelqu’un prononce votre nom, votre intervention n’aura aucun crédit !

Toutes ces choses, bien que simple en apparence, ne sont pas naturelles pour toute le monde. Le télétravail va nécessiter une adaption de votre part et l'apprentissage de nouvelles compétences. A vous de jouer !

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