Outils

Les 15 meilleurs outils en 2021 pour les équipes en télétravail

Alors que le télétravail devient de plus en plus populaire, des outils technologiques se développent à grande vitesse pour nous permettre de travailler où on le souhaite et quand on le souhaite. Nous vous proposons de découvrir ceux qui sont incontournables pour votre équipe de télétravailleurs.

Les avantages du télétravail sont nombreux, à la fois pour les entreprises et pour les salariés. Mais pour garantir le succès de ce mode de travail, il est nécessaire d’armer votre équipe avec les bons outils pour permettre la communication, la collaboration et l’échange de données à distance. Ces outils sont non seulement le moyen de faciliter une collaboration productive, mais aussi les vecteurs d’un lien social entre collaborateurs.

Il est important de rappeler ici que vous devez avoir un consensus au sein de votre équipe sur le choix des outils. L’utilité de ces logiciels réside avant tout dans leurs fonctionnalités de collaboration. Il est donc important d’embarquer toute l’équipe sur les mêmes outils au risque de fractionner la communauté et nuire à la productivité. Le manager est celui qui a la responsabilité de figer cette liste d’outils et imposer les règles d’usage.

Sans avoir la prétention d’être exhaustif, nous vous présentons ici ce qui nous semble être les meilleurs choix dans chacune des catégories. Parmi les critères retenus, il y a la popularité de l’outil, sa qualité, le sérieux de l’éditeur et bien sûr la disponibilité de l’interface en français.

Découvrons donc ensemble cette sélection d’outils de télétravail !

Les meilleurs outils de gestion de projet

Certaines équipes essaient encore de piloter l’ensemble de leurs activités par email, ce qui peut être source d’erreurs, d’oublis et franchement, de chaos. Un outil de pilotage de projet vous permet de planifier vos tâches, de donner une vue d’ensemble des responsabilités dans votre équipe et d’assurer que vous êtes sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.


1. Asana

L'interface d'Asana pour créer un projet marketing
Asana permet de collaborer facilement sur des processus complexes

Fondé en 2008 par deux anciens de Facebook, Asana est une véritable plateforme de planification collaborative avec un ensemble de fonctionnalités très exhaustives. L’outil permet à différentes équipes de créer des projets, assigner des tâches à des collaborateurs, définir des échéances et communiquer sur l’avancement des actions. On retrouve également des outils de reporting, de partage de fichiers, de calendriers partagés et plus encore. Il y a également la possibilité de créer des champs de données personnalisés pour gérer vos projets et vos processus exactement de la façon qui vous convient.

Si votre équipe est de taille importante ou que vous souhaitez déployer l’outil à l’échelle de votre entreprise, Asana sera le choix le plus judicieux. Il offre des fonctionnalités “administrateur” très complètes et permet de gérer une structure organisationnelle complexe avec plusieurs équipes.


2. Trello

L'interface simple et intuitive de Trello
Un exemple simplifié de tableau avec deux listes pour modéliser un processus.

Trello est un outil inspiré par la célèbre méthode Kanban de Toyota. Il a été développé en 2010 pour pallier aux problèmes internes d’une société de développement informatique. Ses fonctionnalités ont donc été mûrement réfléchies autour des cas d’usages concrets rencontrés par ses créateurs.

Le principe est simple : vous créez des tableaux avec des listes qui contiennent des cartes; chaque carte représente une tâche ou une action à mener. Le concept est simple, mais drôlement efficace pour organiser vos projets, établir des priorités et assigner des tâches à des collaborateurs. Quelques minutes suffisent pour maîtriser les rudiments de l’interface.

En quelques mots, Trello c’est l’élégance de la simplicité.


3. Monday.com

L'interface de Monday.com, simple malgré de nombreuses fonctionnalités
Monday.com est un outil complet avec une interface agréable à utiliser.

Monday.com est un logiciel très complet qui permet de modéliser et d’organiser vos processus de travail. Vous pourrez créer de nouveaux projets, assigner des tâches, partager des fichiers, gérer un calendrier d’équipe, mettre en place des reportings, le tout avec un niveau de personnalisation très avancé et de nombreuses options d’automatisation.

Les meilleurs outils de communication par chat

Un bon outil de chat permet à de nombreuses personnes de partager des messages rapidement et efficacement sans la lourdeur et le formalisme de l’email. Les meilleurs outils permettent d’organiser les échanges par thèmes (hashtags ou groupes) et de gérer avec beaucoup de finesse les options de notification.


4. Slack

L'interface de Slack permet de discuter avec toute votre équipe sur des sujets variés
Slack, l'outil incontournable pour les discussions professionnelles d'entreprise.

Slack est une plateforme de communication centrée autour d’une interface de type “chat” et construite sur mesure pour les entreprises (contrairement à des applications grand-public comme WhatsApp et Messenger).

L’outil offre des fonctionnalités avancées qui rendent le chat plus utile dans un contexte professionnel : des salles de chats (appelés des canaux) pour organiser les discussions par sujet, par groupes privés ou par contact direct avec une personne. L’interface de recherche est également très avancée par rapport à la concurrence. Vous pourrez retrouver l’historique complet des échanges, les personnes de l’entreprise inscrites sur la plateforme, les fichiers partagés, etc.

De plus, Slack offre un ensemble d’intégrations avec des logiciels tiers comme Dropbox, Google Drive, Trello et de nombreux autres. Vous pouvez par exemple être notifié, directement dans Slack, lorsqu’un fichier a été modifié dans Dropbox ou lorsqu’une tâche a été validée dans Trello.


5. Mattermost et Rocket.Chat

L'interface de Mattermost, très proche de celle de Slack
Mattermost, Rocket.chat et Slack ont une interface quasi-identique. Vous vous sentirez à l'aise dans les trois.

Mattermost et Rocket.Chat sont des alternatives à Slack qui ont la particularité d’être open-source. Si vous avez les compétences techniques pour installer une instance de l’application sur vos propres serveurs, vous pourrez bénéficier d’un chat à moindre coût et avoir la maîtrise totale de vos données. Si vous devez héberger des informations sensibles, ce dernier point peut être décisif.

En revanche, si vous ne souhaitez pas héberger vous-même l’application, Mattermost et Rocket.Chat offrent tous les deux des solutions d’hébergement payantes. Ne vous laissez pas berner par l’étiquette open-source qui peut parfois être synonyme de manque de qualité : les fonctionnalités sont aussi perfectionnées que Slack et les interfaces très bien conçues. La qualité est donc au rendez-vous.


6. Twist

L'interface de Twist avec plusieurs fils de discussions
Twist est conçu pour permettre de nombreuses discussions parallèles sur des sujets différents.

Twist est une option intéressante. L’outil se vante d’être une alternative moins stressante et plus productive que Slack, notamment grâce à une interface moins encombrée et des conversations mieux organisées.

L’interface a été conçue autour du concept des “fils de conversation” qui sont en fait des discussions différentes et séparées à l’intérieur d’une même salle de chat (ou canal). Slack, lui, offre un seul fil de discussion par canal. Twist permet donc d’organiser plus finement les échanges pour éviter les hors sujets et le surplus de notifications. Hormis cette différence (importante), les fonctionnalités sont très proches de celles de Slack. Le choix se fera donc en fonction de notre préférence personnelle entre l’approche plus brute de Slack et celle plus fine de Twist.

Les meilleurs outils de vidéoconférence

Si un outil de chat permet d’échanger rapidement et à moindre effort des messages et des réponses courtes, dès que la conversation prend de la longueur, un contact visuel par vidéo-conférence devient la meilleure option. Non seulement vous gagnerez du temps, mais en plus vous pourrez bénéficier d’un échange beaucoup plus humain. Voici les meilleurs outils pour organiser des vidéo-conférences à deux ou à plusieurs.


7. Zoom et Bluejeans

L'interface de Zoom est optimisé pour discuter avec de nombreuses personnes en même temps.
Un exemple de vidéoconférence à 30 personnes !

Zoom est un service de vidéoconférence qui permet de tenir facilement des réunions en ligne avec un nombre important de personnes (jusqu’à 1000 personnes).

Contrairement à des solutions de vidéoconférence grand-public comme Skype ou FaceTime, Zoom intègre plusieurs fonctionnalités qui le rendent particulièrement efficace dans un environnement professionnel, notamment : la planification de réunions à l’avance, le partage d’écrans, l’annotation collaborative de l’écran partagé, l’archivage des enregistrements, la possibilité pour l’animateur de couper les micros et accorder la parole à une seule personne, la possibilité pour un participant de lever la main virtuellement pour demander la parole, etc.

Bluejeans se positionne sur le même marché que Zoom et offre un ensemble de fonctionnalités quasi identique. Il est difficile de départager les deux sociétés, elle sont toutes les deux bien établies et ont toutes les deux des clients prestigieux qui attestent de leur sérieux et offrent toute les deux un service de qualité plébiscité par les utilisateurs. Bluejeans s’adresse plus particulièrement au marché des entreprises de taille intermédiaire et aux grands comptes.


8. Google Hangouts Meet

L'interface de Google Meet
Discutez un à un ou à plusieurs, sur mobile et sur ordinateur.

Google Hangouts Meet (ou simplement Google Meet) est une offre de payante de vidéo-conférence proposée par le géant du web. L'outil fait partie de G Suite, le bouquet d'applications à destination des entreprises. En ce moment, vous pouvez bénéficier d'une offre spéciale, dans le cadre de la crise du Coronavirus pour avoir un accès gratuit à l'outil.

Une de ses forces principales de cet outil est son intégration dans l'écosystème Google. Donc, si vous utilisez déjà Gmail et Google Drive dans votre entreprise, ce choix sera assez naturel pour vous. Vous pourrez par exemple sauvegarder automatiquement sur Google Drive une archive vidéo de la réunion. Un avantage majeur de cet outil par rapport à Zoom est la possibilité d'avoir un accès direct via un navigateur web sans avoir à télécharger un logiciel spécifique au préalable.

Néanmoins, sur l'ensemble, elle offre moins de fonctionnalités que Zoom. Par exemple, le nombre de participants est limité à 250 personnes, même s'il est possible de mettre un place un streaming pour permettre à une personne de diffuser un live vers 100 000 auditeurs.

9. PukkaTeam

L'interface de PukkaTeam vous permet de voir toute votre équipe en temps réel.
Avec PukkaTeam vous pouvez garder un contact humain et informel tout au long de la journée.

PukkaTeam est une offre de vidéoconférence qui s’adresse équipes de télétravailleurs mais sous un angle différent de Zoom et Bluejeans.

Le principe est le suivant : A intervalles régulières, l’application vous prend en photo et partage l’image avec votre équipe. De cette façon votre équipe peut voir, en temps quasi-réel, votre état de disponibilité (est-ce que vous êtes devant votre ordinateur ? au téléphone ? en conversation avec quelqu’un d’autre ? etc.).

PukkaTeam est donc l’équivalent virtuel de “Je lève les yeux pour faire un tour d’horizon de mon bureau pour voir si mes collègues sont là et s’ils vont bien”. Un mode privé permet de mettre en pause cette fonctionnalité dès que vous le souhaitez. A tout moment vous pouvez ensuite cliquer sur la photo d’un collègue pour initier une conversation vidéo classique avec lui.

A l’opposé du côté formel de Zoom qui nécessite de planifier une réunion et inviter les participants, PukkaTeam est une alternative plus amusante et informelle qui vise avant tout à créer un lien social entre collaborateurs distants.


Les meilleurs outils de travail collaboratifs

Dans une équipe avec des travailleurs distants, on ne doit pas seulement communiquer et échanger des messages, mais on doit également pouvoir collaborer sur des documents partagés : textes, tableurs, bases de connaissances, présentations, tableaux virtuels, etc. Voici donc les meilleurs outils pour partager vos données et fichiers.


10. Notion

L'interface de Notion pour éditer un document
Editez collaborativement vos documents où que vous soyez.

Notion est un espace de travail collaboratif tout-en-un qui propose les fonctionnalités suivantes :

  • Création de documents (comme Word ou Google Docs)
  • Création de tableaux et bases de données (comme Excel ou Google Sheets)
  • Gestion de bases de connaissances (comme un wiki privé)
  • Tâches et Projets (comme Trello et Asana)

Un des challenges les plus difficiles à surmonter pour un manager est la gestion des connaissances tribales de son équipe (les connaissances réparties ou partagées de manière informelle entre collaborateurs). Lorsqu’un collaborateur quitte l’équipe et qu’une nouvelle personne l’intègre, une partie de ses connaissances est souvent perdue.

Notion permet de pallier à ce problème en vous permettant de constituer une base documentaire au fil de la vie d’équipe. Les équipiers peuvent organiser et surtout partager leurs connaissances sans être restreints par une structure de données prédéfinie ou par un outil trop rigide. La création de documents dans des formats variés se fait très intuitivement et il est facile de les lier entre eux et de les réorganiser à souhait.


11. Dropbox et Box.com

Les types de fichier que l'on peut partager : PDF, Excel, Powerpoint, Word et plus encore.
Dropbox et box permettent de partager tous types de fichiers avec vos collaborateurs et vos clients.

Dropbox et son concurrent Box.com sont les deux poids lourds du partage de fichiers. Vous connaissez le principe : vous déposez n’importe quel type de document (Word, Excel, texte, Powerpoint, …) dans un dossier spécial sur votre ordinateur et il sera téléchargé dans le cloud et donc facilement partageable avec votre équipe. Vous avez également la possibilité de créer des dossiers partagés dans lesquels plusieurs personnes peuvent créer et modifier des fichiers.

Un des plus grands avantages de ce type de solution, est la possibilité d’utiliser les outils de bureautique que vous maîtrisez déjà (Microsoft Office, OpenOffice, …). La courbe d’apprentissage est donc minime. Vous aurez également accès à une sauvegarde et à un historique complet de chaque version de vos fichiers.

En revanche, vous aurez moins de fonctionnalités de collaboration qu’avec une solution plus intégrée tel que Notion. Chaque nouvelle version d’un fichier écrase intégralement la précédente ; vous ne saurez pas exactement ce qui a modifié et pourquoi. Vous ne pourrez pas non plus commenter et annoter un document de manière collaborative.C’est pourquoi il est généralement conseillé de combiner un outil comme Dropbox avec un outil plus collaboratif comme Notion : l’un pour partager les fichiers classiques et incontournables (doc, pdf, xls, ppt) et l’autre pour organiser la collaboration interne de l’équipe sans avoir à gérer un éparpillement de documents Word ou Excel.


12. Miro

L'interface de Miro est un tableau blanc collaboratif
Le tableau collaboratif de Miro : un espace partagé que tout le monde peut éditer.

Miro est un tableau blanc interactif et collaboratif. Chaque membre de l’équipe a accès à un même canevas qui peut être édité simultanément et en temps réel par toutes les personnes connectées. Les participants peuvent également discuter grâce à la vidéoconférence et le chat intégré.

Une variété de types de fichiers peut être créée : des maquettes visuelles, des schémas, des graphiques, des textes, des tableaux, etc.

Si une personne ne peut pas être présente “en live”, il est possible de lui laisser une note sur n’importe quelle partie du canevas. Une notification lui sera envoyée et elle pourra ultérieurement rejoindre le canevas pour l’éditer à son tour.

Miro est donc l’outil parfait pour faire du brainstorming et des itérations d’idées transversales. C’est un outil incontournable pour une équipe créative en télétravail.

Les meilleurs outils pour booster votre productivité

Voici, en bonus, quelques outils qui vont vous permettre d’améliorer votre concentration et de vous focaliser sur les tâches à accomplir.


13. Noisili

L'interface de Noisili, simple et efficace.
Avec Noisili, vous choisissez parmi différentes ambiances sonores pour mieux travailler.

Noisili est une application qui permet de générer des ambiances sonores propices à la concentration. Elle est idéale pour ceux qui détestent le silence, mais qui trouvent la musique trop distrayante. Vous pouvez choisir parmi une palette variée de fonds sonores : le bruit d’une pluie douce, un vent qui souffle, une ambiance de café, un feu qui crépite, etc.


14. Freedom

Le principe de Freedom : Contrôler le temps et le contenu que vous pouvez voir pour améliorer votre productivité
Le principe de Freedom est simple : Contrôler le temps et le contenu que vous pouvez voir pour améliorer votre productivité

Des études ont démontré que chaque fois que nous vérifions nos emails, nos réseaux sociaux ou que nous cliquons sur une notification, notre cerveau a besoin de 23 minutes pour se concentrer à nouveau sur notre tâche initiale.

Pour éviter de vous faire attraper par ces pièges à clics et de flâner sur internet, Freedom vous permet de bloquer certains sites et certaines applications pendant des plages horaires que vous définissez.

Si vous manquez de volonté pour limiter les nombreuses distractions digitales, Freedom est la solution pour rester productif !


15. FocusBooster

Les 4 axes de Freedom : éviter la perte de temps, augmenter productivité, pallier à votre manque de volonté, éviter les distractions.
La méthode Pomodoro devient simple avec FocusBooster

Parfois pour booster son efficacité, on a besoin d’une méthode ! FocusBooster vous propose d’adopter la méthode Pomodoro, une technique de gestion du temps basée sur des périodes de travail de 25 minutes appelées Pomodori (qui signifie tomates en italien).

FocusBooster vous permet de définir une liste de tâches prioritaires et de lancer le minuteur pour un temps de travail bref mais intense. Entre chaque période, vous profitez d’une pause courte de 5 minutes avant de passer à la tâche suivante.

L’outil vous permet également de faire le suivi de vos heures pour voir rétrospectivement combien de temps vous avez passé sur telle ou telle tâche.


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