Comment faire du brainstorming à distance

On sait tous à quoi ressemble une session de brainstorming dans un bureau : on regroupe l'équipe autour d'une table, on rapproche le tableau blanc et chacun commence à débiter des idées. Si tout ce passe bien, la créativité de l'équipe se réveille et des idées révolutionnaires sont nées.

Mais vous ne pouvez rien faire de la sorte lorsque vous travaillez à distance. Et franchement, entre nous, c'est une bonne chose ! Compter sur une fusion aléatoire et fortuite d'idées plus ou moins bonnes pour faire avancer concrètement un travail créatif, semble être une approche incroyablement fragile. Pour organiser un brainstorming à distance, il faut un peu plus de préparation; une préparation qui va justement fournir un cadre propice à l'émergence de bonnes idées.

Voici donc les quelques conseils de la part de l'équipe de Homajob pour faire du un télé-brainstorming qui sera aussi (voir plus) qualitatif et productif qu'un brainstorming sur le lieu de travail.

Organisez un appel vidéo

Passer un appel vidéo, que ce soit en tête-à-tête ou avec un groupe de personnes, est un excellent moyen de faire du brainstorming à distance ... à condition de respecter quelques règles d'usage en matière de vidéoconférence.

Grâce aux quelques astuces que nous vous donnons ci-dessous, vous pourrez avoir une expérience très productive de brainstorming par vidéo :

• Choisissez dès le début de la réunion un animateur. Cette personne ne doit pas forcément être le manager le plus sénior présent mais simplement quelqu'un qui est à l'aise avec ce rôle. L'animateur devra garantir l'équilibre du temps de parole et faire appliquer les quelques règles énoncées ci-dessous.
• Assurez-vous également qu'une personnes est officiellement désignée pour prendre des notes (préférentiellement une autre personne que l'animateur).
• Annoncez le cadre de la réunion dès le début : quels sont les objectifs du brainstorming ? Quelles sont les limites à respecter ? Quelles types d'idées sont attendues (des idées facilement exploitables ou des idées avant-gardistes) ?
• Entretenez une atmosphère chaleureuse, inclusive et participative. La bonne humeur et une ambiance bon enfant sont les meilleurs moyens de délier les langues et promouvoir la participation créative.
• Rappelez la règle d'or du brainstorming : la quantité plutôt que la qualité. Aucune idée n'est, à priori, bonne ou mauvaise en soi.
• Morcelez le brainstorming en proposant des thèmes et des sous-thèmes à explorer. Cela donnera une structure à la rencontre qui permettra de multiplier les occasions d'exprimer des idées.
• Multipliez les modes de sollicitation de la parole tout au long de la réunion : tour de table, intervention libre, questions de relance, la méthode du post-it (écrire en 1 ou 2 mots une idée sur un post-it puis tout mettre en commun), etc. Le fait d'avoir divisé la session en thèmes permettra justement de diversifier les modes de génération d'idées.
• En tant qu'animateur posez des question pour relancer la conversation et approfondir les idées déjà évoquées : "Paul, que vous évoque l'idée de Jean ?", "Céline, comment peut-on améliorer l'approche évoquée par Laetitia ?", "Qui peut me dire comment rendre cette option viable ?", "Vous avez 30 secondes pour me convaincre que cette solution n'est pas la seule option viable ?".
• Pour éviter la passivité et le décrochage, sollicitez régulièrement et nominativement tous les participants par une question bienveillante.

Pour encore plus de créativité, vous pouvez également associer à votre appel vidéo un outil de tableau blanc virtuel comme expliqué ci-dessous. De nombreuses applications de vidéoconférence offrent d'ailleurs directement cette fonctionnalité, même si c'est parfois d'une manière assez rudimentaire par rapport à un outil dédié.

Utilisez un tableau blanc en ligne

Si vous avez l'habitude d'utiliser un tableau blanc pour vos sessions de brainstorming en présentiel, n'ayez aucune crainte ! Vous pourrez le remplacer par un tableau blanc numérique en ligne qui présente certains avantages non négligeables.

Un tel outil va vous permettre de représenter visuellement les idées de chaque collaborateur, et ce, quelque soit l'endroit où il ou elle se trouve. La plupart de ces applications vous proposent des modèles pour démarrer avec une structure existante : des groupes, des hiérarchies, des formes et des flèches. Vous pourrez faire du glisser-déposer de textes et d'images, utiliser des fonctions de collaboration en temps réel comme les commentaires, joindre des fichiers, et même présenter vos créations au reste de votre équipe lors d'une rencontre ultérieure.

De nombreux vétérans du télétravail recommandent d'utiliser Miro pour faire du brainstorming à distance. C'est l'outil qui vous permettra de vous rapprocher le plus de l'expérience d'un brainstorming en présentiel avec, en bonus, des fonctionnalités qui ne peuvent pas être reproduites sur un vrai tableau blanc. Nous vous recommandons chaudement d'explorer cette option, c'est un outil très qualitatif (que nous vous avons déjà recommandé) et surtout simple d'utilisation.

Si vous n'avez pas accès à un outil dédié tel que Miro, chez Homajob, nous utilisons parfois Google Docs pour accomplir la même chose. Plusieurs personnes peuvent éditer le document partagé en même temps, vous pouvez utiliser l'indentation et l'espacement pour représenter une structure hiérarchique, vous avez la possibilité d'utiliser les commentaires pour créer des fils de conversation et même l'option d'insérer des formes et des images.

Quelque soit l'application retenue, n'oubliez pas que l'outil le plus précieux requis pour le brainstorming est votre cerveau et celui de vos coéquipiers.

Le remue-méninges en solitaire

Il existe un certain nombre d'études qui suggèrent que le brainstorming est plus efficace en quand on est seul. Sarah Park, présidente de MeetEdgar, explique que les membres de son équipe ont l'ha à faire du brainstorming en solo, ou en tout petits groupes, et à ne partager qu'ensuite avec un groupe plus important.

Bien sûr, faire du brainstorming seul ne signifie pas forcément s'asseoir devant un Google Doc vide. De nombreuses études ont démontré le bénéfice de la marche pour déclencher une réflexion créative. Alors sortez vous promener pour réfléchir puis revenez  à votre écran pour une mise en commun avec vos collègues via Zoom. Quand vous sortez marcher, assurez-vous d'avoir votre téléphone ou un carnet sur vous pour pouvoir prendre des notes au fur et à mesure que des idées vous viennent à l'esprit.

Ce temps de réflexion en solo peut faire partie d'un exercice plus large de brainstorming dans le cadre par exemple d'une session en vidéo-conférence. L'animateur peut donner un "top départ" pour un temps prédéfini de réflexion et, au moment venu, coordonner la mise en commun des idées.

Créez un canal Slack et utilisez les fils de discussion

Si vous voulez faire du brainstorming ensemble mais de manière asynchrone, Slack (ou une autre application similaire) est l'outil idéal. Créez un canal spécifique au brainstorming dans lequel les participants pourront déposer leurs idées. Pour chaque idée distincte, lancez un fil de discussion pour permettre aux participants d'approfondir l'idée.

Cette méthode est idéale pour les personnes qui réfléchissent mieux seules mais qui ont besoin d'une caisse de résonance pour valider leurs idées. Vous pouvez ainsi faire du brainstorming au calme et ensuite rendre votre idée publique pour être affinée ou pour susciter de nouvelles idées.

L'avantage de cette méthode est quelle offre une période de réflexion plus longue. Sans la contrainte de l'heure de fin d'une réunion de brainstorming classique, cette façon de travailler permet à chacun de développer et mûrir ses idées sur plusieurs jours. Les résultats seront moins immédiats mais ils seront certainement plus qualitatifs.

Cette méthode peut également être combinée avec le brainstorming par vidéo-conférence. A la fin de la réunion, consignez dans Slack toutes les idées évoquées pour permettre aux participants (et aux absents) de réagir à postériori, soit en ajoutant de nouvelles idées, soit en commentant sur une idée existante.

Quelles sont les méthode de brainstorming que votre entreprise utilise quand vous êtes en télétravail ? N'hésitez pas à nous faire part de vos bonnes pratiques sur Twitter. Est-ce que ces méthode sont plus ou moins productives qu'un brainstorming en présentiel ?

Pour toujours plus d'astuces et de méthodes liées à la pratique du télétravail, découvrez notre section "Bon à savoir" sur notre blog.